A importância de documentar tudo na empresa

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Documentação em e-mail empresarial

Embora não ocupe a lista de prioridades entre muitas empresas, a documentação de processos é uma maneira de proteger a equipe com relação ao desenvolvimento do trabalho.

Manter um registro de todas as fases de um processo, observando o desenvolvimento de um projeto, anotando como cada item foi realizado, quais decisões foram tomadas pela equipe ao longo do caminho, como e por quais motivos, pode parecer uma tarefa extensa e pouco eficiente, mas não é!

É comum vermos projetos com pouca ou nenhuma documentação quanto ao seu processo de desenvolvimento, contudo, a ausência de informações referentes a isso pode impactar negativamente sua finalização e as fases de negociação com clientes e investidores.

A documentação de projetos, processos operacionais e procedimentos de segurança é fundamental para que exista um registro que compare o previsto e o realizado. aumentando a credibilidade das informações repassadas ao cliente.

Confira abaixo algumas vantagens referentes à documentação de processos no setor empresarial:

●    Histórico de ações

Manter um histórico sobre o projeto é um dos fatores que mais contribuem com a finalização do processo de desenvolvimento referente ao mesmo.

Quando uma empresa conta com o histórico de ações de um projeto, um processo operacional ou procedimento de segurança, ela consegue analisar e verificar todas as decisões tomadas ao longo do caminho, identificando falhas, evitando erros e resgatar possibilidades anteriormente descartadas.

●    Comunicação interna

Grandes empresas contam com diferentes setores operacionais e equipes de profissionais distintas, entretanto, é a colaboração entre esses setores e profissionais que garante o sucesso de um projeto.

Ao realizar a documentação do projeto, a empresa fortalece sua comunicação interna e obtém o alinhamento de todos os envolvidos para que eles possam ter o mesmo entendimento sobre o desenvolvimento do projeto e tomada de decisões, garantindo melhores resultados.

●    Gestão administrativa

O ambiente de desenvolvimento de projetos e processos é instável e variável. Sendo assim, a gestão administrativa deve ser eficiente e obter o controle máximo da situação é fundamental.

Manter uma documentação adequada do processo de desenvolvimento permite uma gestão administrativa mais segura, eficiente e ciente quanto aos riscos e deslizes a serem evitados na execução do projeto, processo operacional ou procedimento de segurança.

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